Réponse courte
L’essentiel
L'état de référence décrit l'actif propre, complet et disponible avant son exploitation. Il associe une série de vues reproductibles, un inventaire et des mesures datées ; il ne doit pas être confondu avec l'état contradictoire d'un départ précis.
Distinguer référence et état de location
Le dossier de référence est créé à l'entrée en flotte ou après une remise à niveau complète. Il décrit carrosserie, intérieur, équipements, documents visibles, compteurs et défauts déjà acceptés. Chaque départ et retour compare ensuite l'actif à cette base et au dernier état contradictoire.
Remplacer silencieusement la référence après un dommage efface l'historique. Une nouvelle version doit porter date, motif, auteur et lien vers réparation ou changement d'équipement.
Utiliser un plan de vues reproductible
Fixez l'ordre, la distance et les zones : quatre côtés, angles, roues, vitrages, cabine, coffre ou soute, compteurs, accessoires et détails des réserves. Photographiez sur un emplacement éclairé, sans personne ni document personnel dans le cadre.
Ajoutez une échelle ou un repère seulement lorsque nécessaire. Une centaine d'images redondantes rend la comparaison plus lente ; quelques vues manquantes la rendent impossible. Le plan dépend donc de la valeur, de la complexité et du risque de l'actif.
| Actif | Vues spécifiques | Mesures associées |
|---|---|---|
| Voiture ou utilitaire | Carrosserie, jantes, cabine, chargement | Kilométrage, carburant ou charge |
| Van ou camping-car | Cellule, mobilier, eau, gaz, couchages | Niveaux, inventaire, compteurs |
| Bateau | Coque, pont, moteur, armement | Heures moteur, carburant, emplacement |
| Électrique | Câbles, ports, écrans utiles | Charge affichée et accessoires |
Relier chaque image à son contexte
Conservez identifiant d'actif, série, date, étape, auteur autorisé et version du plan. Un horodatage seul ne prouve ni l'actif photographié ni l'absence de modification. Le checksum permet de contrôler qu'un fichier conservé n'a pas changé.
La géolocalisation détaillée n'est pas nécessaire par défaut. La CNIL recommande de minimiser données et durée ; une zone ou un site d'inspection peut suffire à la finalité opérationnelle.
Faire un contrôle qualité avant validation
Une autre personne vérifie netteté, couverture, cohérence des compteurs et concordance de l'inventaire. Les défauts sont décrits factuellement : zone, dimension approximative, aspect et photo correspondante, sans conclure à une cause inconnue.
Le dossier validé est rendu accessible aux seuls rôles utiles. Un propriétaire peut recevoir une synthèse de son actif, tandis qu'un intervenant n'a besoin que des vues nécessaires à sa mission.
Réviser après événement matériel
Déclenchez une nouvelle référence après réparation importante, remplacement d'accessoire, changement d'aménagement ou sortie d'immobilisation. Conservez l'ancienne version selon la durée définie pour les dossiers encore contestables.
Un échantillon trimestriel vérifie que les plans restent appliqués et que les images sont réellement ouvrables. La preuve est un fichier récupérable, pas une vignette orpheline dans un compte rendu.
- Préparer l'actif et le plan de vues.
- Capturer images, compteurs et inventaire.
- Décrire les réserves existantes.
- Contrôler qualité et métadonnées.
- Valider la version de référence.
- Programmer les événements de révision.
Sources et révision
Publié le 22 juillet 2026 · révisé le 22 juillet 2026 · responsable éditorial : Rédaction LOGIMOUV.
- Fiche canonique détaillée du produit et des opérations LOGIMOUV — LOGIMOUV, vérifié le 22 juillet 2026 · C:\DEV\LOGIMOUV.app\docs\FICHE-CANONIQUE-LOGIMOUV.md.
- Minimiser les données collectées — CNIL, vérifié le 22 juillet 2026.
- Véhicules connectés : utilisation de vos données — CNIL, vérifié le 22 juillet 2026.
- Fiche canonique LOGIMOUV.app — DOHM, vérifié le 22 juillet 2026 · C:\DEV\.CODEX canonique et boites de réception\FICHE-CANONIQUE-LOGIMOUV.app.md.